Eixo_1

EAT 3, Núcleos de Beja e Portalegre

1.1. Recepção de candidaturas e prestação de todas as informações úteis e de apoio aos beneficiários

De preferência dever-se-à instruir, em cada posto de atendimento, um funcionário com essas funções de modo a evitar informações incorrectas ou contraditórias
O local de entrega depende da localização dos projectos:

Distrito de Évora e concelhos de Alcácer do Sal, Grândola, Santiago do Cacém e Sines -> EAT 3
Distrito de Beja -> Núcleo de Beja
Distrito de Portalegre -> Núcleo de Portalegre

Despacho n.º 1 – IORA/2000 do Gestor, de 13 de Julho , 1.ª Fase, n.º 1, alínea a)

EAT 3, Núcleos de Beja e Portalegre

1.2. Verificação dos elementos obrigatórios que devem constituir a respectiva candidatura e registo de entrada, dando ao proponente um recibo de entrega, ou informando-o pelo correio (quando for o caso) da recepção da respectiva candidatura no caso dos Núcleos e da recepção e enquadramento em eixo prioritário no caso da EAT 3

O registo de entrada tem tratamento idêntico ao do restante expediente recepcionado, embora para controlo de candidaturas seja alimentado uma folha de cálculo que, no caso dos Núcleos, é semanalmente remetido à EAT 3 para carregamento do eixo prioritário e/ou medida em que ficaram enquadradas as candidaturas

Despacho n.º 1 – IORA/2000 do Gestor, de 13 de Julho, 1.ª Fase, n.º 1, alínea b)

Núcleos de Beja e Portalegre

1.3. De imediato, devem o Núcleos de Beja e Portalegre enviar para a EAT 3 os seguintes elementos:

1.3.1. Projectos Físicos: cópia do ofício do promotor, do formulário de candidatura e da memória descritiva e justificativa

Quando se justificar, informar, em nota, aspectos que sejam relevantes para a sua análise e enquadramento a fazer pela EAT 3

1.3.2. Projectos Imateriais: processo completo (original)

Despacho n.º 1 – IORA/2000 do Gestor, de 13 de Julho, 1.ª Fase, n.º 1, alínea c) e d)

EAT 3 e Gestor

1.4. Análise sumária das candidaturas recepcionadas em Beja, Évora ou Portalegre, e sua afectação a determinado eixo, tendo como referência os elementos constantes no Complemento de Programação

Quando houver dúvidas no enquadramento de candidaturas, as mesmas serão remetidas para o Gestor do Programa que deverá, em reunião de Gestores, decidir do respectivo enquadramento

EAT 3

1.5. Carregamento da candidatura em base de dados interna (SITPORA)

EAT 3

1.6.1. Projectos Físicos recepcionados em Évora e Projectos Imateriais: encaminhamento do processo completo para a EAT 1 acompanhado de cópia da carta enviada ao beneficiário

1.6.2. Projectos Físicos recepcionados nos Núcleos de Beja e Portalegre: encaminhamento da documentação recebida dos Núcleos para a EAT 1

1.6.3. Envio semanal aos Núcleos, por correio electrónico, da respectiva folha de cálculo actualizada relativa às candidaturas com o respectivo enquadramento em eixo prioritário e/ou medida

Despacho n.º 1 – IORA/2000 do Gestor, de 13 de Julho, 1.ª Fase, n.º 1, alínea e)

EAT 1, Núcleos de Beja e Portalegre

2.1. Abertura do dossier de projecto, respeitando a estrutura indicativa constante do anexo ao art. 10.º do Regulamento Interno da Unidade de Gestão do Eixo I

O processo de instrução dos Projectos Físicos é realizado pela EAT 1 e pelos Núcleos de Beja e Portalegre, de acordo com a especialização sub-regional indicada no procedimento 1.1.
No caso dos Projectos Imateriais, a aceitação é realizada pela EAT 1, independentemente da localização dos mesmos

EAT 1, Núcleos de Beja e Portalegre

2.2. Verificação da existência dos elementos de instrução de candidatura:

A. Documentos relativos à entidade promotora:

Estatutos
Documento comprovativo de enquadramento em IVA
Relatório e contas do ano anterior e plano de actividades do ano
Declarações de não existência de dívidas ao Estado (Finanças e Segurança Social)
Com ou sem autonomia administrativa ou financeira (declaração)

B. Documentos gerais relativos ao projecto candidato:

Formulário de candidatura preenchido e assinado
Anexos ao formulário de candidatura
Memória descritiva e justificativa da candidatura
Deliberação de aprovação do projecto pelos órgãos competentes
Cópia do plano de actividades onde conste a inscrição orçamental do projecto e/ou declaração comprovativa (para projectos com diferentes componentes ou inscrição muito agregada)
Declaração comprovativa de garantia de contrapartida nacional

B.1. Documentos específicos a projectos de construção/remodelação de infra-estruturas/equipamentos:

Projecto técnico de execução
Deliberação sobre forma de execução da obra
Documentação referente ao processo de concurso (empreitadas de obras públicas e fornecimentos)
Deliberação da Assembleia Municipal sobre a fixação do limite de obras por administração directa
Enquadramento em PDM
Situação dos terrenos
Pareceres/licenciamentos das entidades intervenientes
Cópia dos contratos programa/acordos de colaboração celebrados com o sector para co-financiamento do projecto

B.2. Documentos específicos a aquisição de imóveis:

Estudo prévio e plano de utilização perspectivo
Avaliação do preço de venda do imóvel por uma entidade qualificada e independente
Declaração comprovativa de que o bem imóvel não foi anteriormente objecto de financiamento nacional ou comunitário
Deliberação de aquisição do imóvel pelos órgãos
Declaração de que o bem imóvel será afectado aos objectivos previstos durante um período a acordar
Cópia do contrato-promessa de compra e venda/escritura pública de compra e venda
Pareceres das entidades intervenientes

B.3. Documentos relativos a outros projectos:

Organização do projecto por acções
Orçamento discriminado por acções e tipos de despesas incluindo: forma de cálculo de custos e suporte documental das aquisições (orçamentos/facturas-proforma, ...)
Documentação referente ao processo de concurso/fornecimento/aquisição de serviços
Cronograma de realização por acções
Protocolos com as parcerias envolvidas na execução do projecto
Previsão de receitas

Regulamento Interno da Unidade de Gestão do Eixo I, Art.º 10.º e respectivo anexo

EAT 1, Núcleos de Beja e Portalegre

2.3. Verificação da existência de declaração em que o beneficiário se compromete a assegurar o cumprimento da programação física e financeira constante da candidatura

Verificar, através da declaração da última página do formulário de candidatura, se a entidade se compromete a cumprir a programação física e financeira constante na candidatura

Regulamento Interno da Unidade de Gestão do Eixo I, Art.º 5.º, alínea g)

EAT 1, Núcleos de Beja e Portalegre

2.4. Verificação do preenchimento do Quadro 7 do Formulário de Candidatura (custos de operação e manutenção de cada infra-estrutura ou equipamento)

Ofício SEAMP/874/01, de 11 de Junho

EAT 1, Núcleos de Beja e Portalegre

2.5.1. Projectos Imateriais: Propõe a aceitação da candidatura ao Gestor, o qual, caso entenda, pode sugerir o enquadramento noutro Eixo do Programa

2.5.2. Projectos Físicos: Propõe, ao Gestor, a não aceitação das candidaturas que não são passíveis de instrução no âmbito do Eixo I, o qual, caso entenda, pode sugerir o enquadramento noutro Eixo do Programa

Despacho n.º 1 – IORA/2000 do Gestor, de 13 de Julho, 1.ª Fase, n.º 2, alínea b)

EAT 1, Núcleos de Beja e Portalegre

2.6. Uma vez a candidatura devidamente instruída, a EAT 1 / Núcleos informam o beneficiário da aceitação da candidatura

Caso a candidatura não se encontre devidamente instruída, a EAT 1 / Núcleos também enviam um ofício ao beneficiário comunicando esse facto e dando-lhe um prazo máximo de 10 dias úteis para remeter os elementos documentais em falta
Esse prazo será alargado desde que o beneficiário o solicite de forma devidamente fundamentada no prazo de resposta estabelecido

EAT 1

2.7. Envio, para o DRGP, de nota interna e dos elementos pertinentes das candidaturas de Projectos Físicos referentes ao Distrito de Évora e aos concelhos de Alcácer do Sal, Grândola, Santiago do Cacém e Sines, para efeito de Análise Técnica de Candidaturas

Despacho n.º 1 – IORA/2000 do Gestor, de 13 de Julho, 1.ª Fase, n.º 2, alínea e)

EAT 1, DRGP, Núcleos de Beja e Portalegre

3.1. Os procedimentos de Análise de Candidaturas são realizados por diferentes serviços, de acordo com a natureza do projecto e respectiva localização, sem prejuízo do apoio técnico prestado pela EAT 1 em matérias mais específicas, nomeadamente de índole financeira, bem como da sua responsabilidade última na elaboração do Parecer Técnico Final:

Projectos Físicos :

Distrito de Évora e concelhos de Alcácer do Sal, Grândola, Santiago do Cacém e Sines -> DRGP
Distrito de Beja -> Núcleo de Beja
Distrito de Portalegre -> Núcleo de Portalegre

Projectos Imateriais -> EAT 1

Despacho n.º 1 – IORA/2000 do Gestor, de 13 de Julho, 2.ª Fase, alínea a)

EAT 1, DRGP, Núcleos de Beja e Portalegre

3.2. Verificação das condições de acesso da entidade potencialmente beneficiária:

Verificar, através dos estatutos, se a entidade está legalmente constituída
Verificar, através do relatório e contas do ano anterior bem como do plano de actividades do ano em causa, se a entidade possui capacidade técnica e de gestão
Verificar, através do relatório e contas do ano anterior, se a entidade possui uma situação económica e financeira equilibrada
Verificar, através dos documentos relativos à entidade promotora, se a mesma garante a existência de um sistema de contabilidade separado ou de uma codificação contabilística adequada para as transacções relacionadas com os projectos ou acções candidatos, adequada à verificação e acompanhamento financeiro do projecto nos termos previstos nos despacho n.º 6-PRE/03, de 3 de Fevereiro, e n.º 8-PRE/03, de 25 de Fevereiro
Verificar, através das declarações de não existência de dívidas ao Estado, a situação legal da entidade perante o Estado e a Segurança Social em termos de contribuições e impostos, nos termos do DL n.º 411/91, de 17 de Outubro, e do DL n.º 236/95, de 13 de Setembro
Verificar, no Complemento de Programação, se a entidade corresponde a uma das tipologias de entidades beneficiárias previstas para a medida em causa

EAT 1, DRGP, Núcleos de Beja e Portalegre

3.3. Verificação das condições de acesso da candidatura:

Verificar, através do cruzamento da memória descritiva e justificativa do projecto com o Complemento de Programação, se o projecto se enquadra no âmbito e objectivos do porAlentejo, do Eixo I e da medida em causa
Verificar se são cumpridos todos os requisitos administrativos formais relativos ao processo de candidatura (correcto preenchimento do formulário e anexos, memória descritiva e justificativa, deliberação de aprovação do projecto pelos órgãos competentes, cópia do plano de actividades onde conste a inscrição orçamental do projecto e/ou declaração comprovativa e declaração comprovativa da garantia da contrapartida nacional)
Verificar o cumprimento da regulamentação específica para o sector a que diz respeito, através dos pareceres e licenças das entidades intervenientes
Verificar o enquadramento em PDM através de declaração fundamentada tecnicamente enviada pelo promotor
Verificar, com base nos documentos específicos ao projecto candidato (B.1, B.2 e B.3) bem como na declaração da última página do formulário de candidatura, o cumprimento das disposições legais, nacionais e comunitárias, nomeadamente em matéria de concorrência, ambiente e mercados públicos e de igualdade de oportunidades entre homens e mulheres

No caso do cumprimento das disposições em termos de mercados públicos, considerar a Nota Interna n.º 19-PRE/01, os Despachos nº 5-PRE/05 e 11-PRE/05, bem como o DL n.º 197/99 e o DL n.º 59/99

Verificar se projecto candidato a co-financiamento não está concluído financeiramente e/ou se não foi recepcionado provisoriamente à data da apresentação da candidatura, nos termos previstos na Hipótese 2 da Informação n.º 40-EAT1/02:

Podem ser aceites projectos não concluídos financeiramente independentemente de estarem ou não recepcionados, bem como projectos não recepcionados independentemente de estarem ou não concluídos financeiramente
Não podem ser aceites projectos concluídos financeiramente e recepcionados provisoriamente

Verificar, através da documentação referente ao processo de concurso, se o projecto se encontra em avançada fase de estabelecimento de vínculo contratual com os respectivos fornecedores (no mínimo com a acta de análise das propostas)
Verificar, nomeadamente através da memória descritiva e justificativa bem como do Quadro 7 do Formulário de Candidatura, se o projecto dispõe de viabilidade económica e financeira sempre que tal possa ser considerado um requisito e/ou se demonstra inequivocamente possuir os atributos adequados à necessária rentabilização social do mesmo
Em particular, verificar se a candidatura explicita os custos de operação e manutenção de cada infra-estrutura ou equipamento, de acordo com a orientação do Gabinete do Secretário de Estado Adjunto da Ministra do Planeamento (Ofício SEAMP/874/01, de 11 de Junho)
Verificar se é cumprido o limiar mínimo de 50 mil contos (249.399 euros) de despesa elegível para projectos de infra-estruturas, excepto em casos devidamente fundamentados ou previstos no texto do Complemento de Programação para a medida em causa
Verificar se o projecto técnico de execução está devidamente aprovado, no caso de projectos de construção/remodelação de infra-estruturas/equipamentos
Verificar, no formulário de candidatura, se o projecto não constitui candidatura financiada ou apresentada a outro Programa do QCA III
Verificar se o projecto cumpre os critérios de selecção indicados no Complemento de Programação, de acordo com o previsto no n.º 3 do art.º 7º do Regulamento Interno da Unidade de Gestão do Eixo I
No caso de projectos imateriais (feiras e certames, estudos, iniciativas promocionais, acções de informação/divulgação, seminários, conferências e encontros) financiados pela Medida 1.5: verificar o cumprimento dos critérios de selecção específicos
No caso específico dos projectos de estudos: verificar se os estudos aceites para financiamento do programa são objecto de contrato ou protocolo com entidades terceiras para sua elaboração
No caso dos projectos de infra-estruturas: verificar o cumprimento dos Valores Máximos de Referência previstos no Despacho n.º 4286/2003 do Ministro das Cidades, Ordenamento do Território e Ambiente

EAT 1, DRGP, Núcleos de Beja e Portalegre

3.4. No que concerne ao cálculo do investimento elegível e à aplicação das taxas de co-financiamento público dever-se-à ter em atenção o seguinte:

As taxas médias de comparticipação encontram-se previstas no Complemento de Programação para cada medida
Verificar se existe garantia de financiamento da contrapartida nacional por parte da entidade candidata
Verificar a elegibilidade das despesas propostas para financiamento em termos de data de elegibilidade e de natureza das despesas
No que se refere à elegibilidade do IVA, deverão ser cumpridas as orientações expressas no n.º 1 da Nota Interna n.º 2–VPR1/02, de 8 de Outubro, devendo ainda ter-se em consideração o seguinte:
O investimento total de um projecto é o valor global apresentado pela entidade promotora, independentemente do facto de integrar ou não os valores do IVA
O IVA é elegível para efeitos de co-financiamento sempre que não é recuperável pela entidade, o que depende da sua situação perante este imposto:
Regime de isenção: situação em que a entidade nunca recupera o IVA que paga enquanto consumidor final
Regime de dedução: em que a entidade recupera sempre o IVA que paga
Regime de Pró-Rata: nestes casos a elegibilidade do IVA deve obedecer ao estabelecido na Norma Interna n.º 2 –VPR1/02, de 8 de Outubro
No cálculo do investimento elegível, não se devem considerar custos relacionados com os encargos do pessoal pertencente ao quadro da entidade promotora
No que se refere ao tratamento das receitas, é necessário ter em consideração o seguinte:
A dedução de receitas geradas durante o período de co-financiamento da operação ao investimento elegível deve ser efectuada em sede de análise técnica de candidatura
No caso em que as receitas geradas durante o período de co-financiamento da operação provenham exclusivamente de componentes não elegíveis da candidatura, as mesmas não serão deduzidas ao investimento elegível
Em projectos geradores de receitas após o período de co-financiamento, poderá ser reduzida a taxa de comparticipação até 50% do investimento elegível, em conformidade com os n.º 3 e 4 do art.º 29.º, do Regulamento (CE) n.º 1260/1999 do Conselho, de 21 de Junho
No que se refere à elegibilidade de despesas relativas à compra de terrenos e imóveis, importa considerar as regras estabelecidas nas Notas Internas nº 4-PRE/05 e 6-PRE/05

Gestor, com o apoio da EAT 1, DRGP, Núcleos de Beja e Portalegre

3.5. Sempre que a candidatura apresentada se revele insuficientemente aprofundada e sustentada do ponto de vista técnico e financeiro e isso dificulte a sua adequada apreciação técnica, podem ser solicitados à entidade promotora, por escrito e de acordo com um ofício tipo, os elementos adicionais que sejam considerados necessários para o efeito.

O prazo de apreciação de uma candidatura, contado a partir do momento da comunicação da sua aceitação (procedimento 2.6), não poderá exceder 30 dias úteis. Este prazo é suspenso sempre que for necessário solicitar ao proponente elementos adicionais

DRGP, Núcleos de Beja e Portalegre

3.6. Elaboração de componentes da Apreciação Técnica, de acordo com o modelo estabelecido para o efeito

EAT 1

3.7. Conclusão da Apreciação Técnica e elaboração do Parecer Final, de acordo com os modelos estabelecidos para o efeito e partindo, no caso dos Projectos Físicos, das componentes elaboradas pelo DRGP / Núcleo de Beja ou Portalegre

EAT 1

3.8. Registo da candidatura no SIFEC

Despacho n.º 1 – IORA/2000 do Gestor, de 13 de Julho, 2.ª Fase, alínea f)

EAT 1, em articulação com o Gestor

4.1. Preparação da UG:

Elaboração do ofício de convocatória, da ordem de trabalhos e da lista de projectos a apreciar na UG
Junção dos pareceres de análise dos projectos a apreciar
Elaboração de outra documentação relevante para a UG

Gestor

4.2. Envio do ofício de convocatória aos membros da UG. O gestor deverá garantir o seguinte:

A convocatória deverá ser enviada aos membros da UG com a antecedência mínima de 8 dias, contento a ordem de trabalhos, a lista de projectos a apreciar e respectivos pareceres, bem como outros documentos relevantes
A UG reunir-se-à ordinariamente com uma periodicidade não superior a 2 meses e extraordinariamente sempre que for convocada pelo Gestor do porAlentejo
A UG funciona em pleno. Sempre que tal se demonstre necessário poderá o Presidente da Unidade de Gestão (i.e., o Gestor) convocar outras entidades quando estejam em análise assuntos do seu interesse
A UG pode ser consultada por escrito, devendo, para o efeito, o respectivo Presidente enviar a todos os seus membros a documentação relativa ao assunto a deliberar, para o que disporão do prazo de 5 dias úteis, a partir da data de recepção. Decorrido o prazo da consulta e não havendo objecções por parte dos seus membros, a proposta será considerada aprovada

Regulamento Interno da Unidade de Gestão do Eixo I, art.º 2.º

Membros da UG do Eixo I

4.3. Eventuais propostas de alteração da ordem de trabalhos deverão ser comunicadas por escrito até ao início da respectiva reunião da UG

Regulamento Interno da Unidade de Gestão do Eixo I, art.º 2.º, n.º 6

Membros da UG do Eixo I

4.4. Reunião da UG do Eixo I

Os trabalhos da UG decorrerão nas instalações da Comissão de Coordenação e Desenvolvimento Regional do Alentejo, salvo outro local indicado pelo Gestor da I.O.
A UG delibera validamente quando estiver presente a maioria dos seus membros

Regulamento Interno da Unidade de Gestão do Eixo I, art.º 2.º, n.º 7, 9

EAT 1

4.5. Elaboração do projecto de acta da reunião da UG, da qual deverá constar um sumário dos assuntos tratados e das deliberações tomadas

EAT 1

4.6. Envio do referido projecto de acta a todos os participantes na reunião da UG, nos 8 dias subsequentes à realização desta última

Regulamento Interno da Unidade de Gestão do Eixo I, art.º 2.º, n.º 10

Membros da UG do Eixo I

4.7. Eventuais alterações ao projecto de acta devem ser recepcionadas na CCDR no prazo de 10 dias

O texto da acta, devidamente revisto, será submetido a aprovação na reunião seguinte da UG

Regulamento Interno da Unidade de Gestão do Eixo I, art.º 2.º, n.º 10

EAT 1

4.8. No caso de entidades externas à Administração e caso o parecer da UG seja no sentido do indeferimento ou tenham sido efectuadas correcções ou alterações na candidatura, na sequência da sua análise técnica, que se traduzam em cortes orçamentais superiores a 10% do investimento total proposto:

Deverá ser realizada uma audiência prévia com a respectiva entidade promotora, no sentido de que esta tome conhecimento da decisão ou das alterações e se pronuncie sobre o assunto

Código do Procedimento Administrativo (DL n.º 442/91 de 15 Novembro), art.º 100.º e 101.º

Ministro do Ambiente, do Ordenamento do Território e do Desenvolvimento Regional, Gestor e EAT 1

4.9. Caso o parecer da UG seja no sentido da aprovação:

4.9.1. A EAT 1 regista o parecer da UG no SIFEC

4.9.2. A EAT 1 verifica se o promotor não tem nenhum projecto em curso com deslizes de execução de mais de 3 meses em projectos anuais e de 6 meses em projectos plurianuais (n.º 4 do art.º 6.º do Regulamento Interno da UG)

4.9.3. A EAT 1 verifica se o promotor não tem nenhum projecto com período superior a 3 meses durante o qual não foi recepcionado qualquer pedido de pagamento (n.º 6 do art.º 8.º do Regulamento Interno da UG)

4.9.4. O Gestor, com o apoio da EAT 1, submete as candidaturas à aprovação do Ministro do Ambiente, do Ordenamento do Território e do Desenvolvimento Regional

4.9.5. O Ministro aprova as candidaturas e comunica essa decisão ao Gestor

4.9.6. O Gestor regista no SIFEC a decisão de aprovação

4.9.7. A EAT 1 informa o DRGP e o Núcleos de Beja e Portalegre da decisão de aprovação

4.9.8. A EAT 1 remete ao beneficiário a notificação da “Aprovação de Projecto” (em modelo próprio para o efeito), da qual deverão constar, pelo menos, os seguintes elementos:

Montante e/ou percentagem do co-financiamento
Indicação do Fundo envolvido (FEDER)
Data limite para o envio de documentos de despesa: indicação de que o projecto terá de ter o seu início físico e financeiro num prazo máximo de 4 meses após a aprovação da candidatura, o que se traduz na obrigatoriedade de apresentação do primeiro pedido de pagamento no decorrer desse período
Indicação de que os pedidos de pagamento devem ser apresentados em intervalos máximos de 3 meses, bem como das sanções aplicáveis
Indicação de que os projecto cujo montante elegível seja igual ou superior a € 2.493.990 devem ter contas bancárias específicas
Cumprimento do calendário de realização do projecto e eventuais sanções
Cumprimento das normas nacionais e comunitárias, no âmbito do ambiente e mercados públicos
Obrigatoriedade de manter os elementos relacionados com o projecto organizados e disponíveis para controlo até 3 anos após o pagamento do saldo final do Programa
Publicitação dos apoios recebidos
Manutenção da operacionalidade do projecto até ao cabal cumprimento dos objectivos que lhe estão consignados

4.9.9. No caso das entidades públicas, d eve ser estabelecida uma carta de concessão de ajuda na qual deve estar clarificado o vínculo que se estabelece entre as partes com o acto de aprovação do projecto; a mesma deverá garantir que os envolvidos conheçam claramente os direitos que os assistem e os deveres que os obrigam, nos termos apresentados no ponto anterior

4.9.10. A celebração de contrato de comparticipação financeira é obrigatória quando se trate de entidades privadas beneficiárias

4.9.11. A carta de concessão de ajuda ou o contrato deverá constar em anexo à notificação referida no procedimento 4.9.8., para ser devolvido devidamente assinado e autenticado nos prazos determinados, contados a partir da data da assinatura do aviso de recepção da notificação enviada (no prazo de10 dias úteis)

DRGP, Núcleos de Beja e Portalegre

5.1. Recepção do pedido de pagamento:

5.1.1. O serviço que recepciona e processa os pedidos de pagamento varia em função da natureza e da localização do projecto:

Projectos Físicos :

Distrito de Évora e concelhos de Alcácer do Sal, Grândola, Santiago do Cacém e Sines -> DRGP
Distrito de Beja -> Núcleo de Beja
Distrito de Portalegre -> Núcleo de Portalegre

Projectos Imateriais -> DRGP

5.1.2. Cada pedido de pagamento deve ser instruído dos seguintes elementos:

Formulário próprio
Ficheiro informático
Listagem de despesas
Originais dos documentos de despesa para entidades externas à Administração Pública e cópia para entidades da Administração Pública

DRGP, Núcleos de Beja e Portalegre

5.2. Poderão verificar-se dois tipos de pagamento:

Contra reembolso de factura de despesa efectivamente quitada
Por adiantamento contra factura. Neste caso, de acordo com o Despacho n.º 14381/2001 (2.ª Série) da Ministra do Planeamento, de 10 de Julho:

Os recibos, ou documentos de valor probatório equivalente, correspondentes aos pagamentos por adiantamento processados contra factura, serão apresentados à entidade pagadora no prazo máximo de 20 dias úteis contados do dia seguinte à data da emissão do pagamento (data de introdução do pagamento no Sistema de Informação – SIFEC)
Não serão efectuados pagamentos subsequentes ao projecto em causa nem a outros projectos aprovados da responsabilidade de uma entidade beneficiária que no prazo estabelecido não tenha apresentado os recibos correspondentes aos pagamentos processados através de adiantamento
O incumprimento do prazo dos 20 dias úteis implica o pagamento pela entidade beneficiária de juros de mora bem como a inibição de receber qualquer pagamento FEDER até que remeta a totalidade da quitação em falta
Se a situação de mora se prolongar por mais 10 dias úteis, será exigida a devolução da comparticipação financeira concedida, no prazo de 20 dias úteis a contar a contar da correspondente notificação, acrescida de juros compensatórios calculados à taxa legal em vigor acrescida de 3 pontos percentuais

DRGP, Núcleos de Beja e Portalegre

5.3. Validação do pedido de pagamento:

5.3.1. Verificação da elegibilidade lata, face a toda a regulamentação aplicável, sendo de assinalar a não elegibilidade de:

Multas, sanções financeiras e encargos judiciais
Mais de 10% do custo de operação de compra de terrenos
IVA recuperável por qualquer meio
O montante que exceda o valor comercial líquido do bem objecto de contrato de locação financeira

5.3.2. Verificação da elegibilidade estrita:

Verificação da conformidade da substância subjacente ao pedido de pagamento – verificação física – ver Ponto 5.4;
Verificação documental (documentos de despesa, extractos bancários, outros);
Conferência dos cálculos

5.3.3. Verificação da regularidade formal das facturas:

Qualidade documental (descrição)
Regularidade e legalidade (concordância com o Art.º 35.º do CIVA e verificação da não existência de dívidas à Segurança Social e à Fazenda Pública)

5.3.4. Verificação da elegibilidade normativa:

Elegibilidade temporal: a data de emissão das facturas deverá respeitar integralmente o período de realização do projecto identificado na candidatura , notando que:
A data de aprovação delimita o início do projecto
A data da primeira lista de despesa terá de ser sempre posterior à mencionada aprovação
A data da última lista de despesa terá que ser anterior ou igual à data em que a EAT aprecia favoravelmente o pedido de pagamento de saldo final do projecto, sendo esta que determina o encerramento do projecto
Retroactividade das despesas: o período de elegibilidade das despesas dos projectos deverá incluir apenas os documentos de despesa quitados, para os quais o intervalo temporal entre a data do vencimento da factura, ou documento equiparado, e a concomitante quitação, não ultrapasse os 180 dias

5.3.5. Verificação das condições previstas no Despacho n.º 14381/2001 (2.ª Série) da Ministra do Planeamento, de 10 de Julho:

Nos projectos de infra-estruturas: apresentação dos autos de medição e correspondentes facturas, devidamente verificados e visados pelas entidades competentes
Nos projectos de infra-estruturas promovidos por autarquias locais, realizados por administração directa e em valor inferior a 1 milhão de euros: apresentação dos autos de medição, verificados e visados pelo GAT ou CCDRA

5.3.6. Os justificativos de despesa (facturas, autos de medição, etc.) e os comprovativos de pagamento (recibos ou documentos de valor probatório equivalente) deverão ser emitidos em nome da entidade promotora

Constituem excepção a esta regra os casos em que o desenvolvimento do projecto envolva diversas entidades parceiras com as competências e encargos financeiros respectivos claramente definidos em protocolo de parceria: neste contexto, aqueles documentos poderão ser emitidos em nome das diversas partes envolvidas, tendo como pressupostos a natureza das despesas previstas no protocolo e a responsabilização da entidade promotora face à entidade financiadora no que respeita à organização dos processos técnico e contabilístico do projecto

DRGP, Núcleos de Beja e Portalegre

5.4. Acompanhamento físico dos projectos:

5.4.1. Realização de visitas aos locais de realização dos projectos, tendo em vista a validação do respectivo auto de medição

Projectos Físicos : verificação de cada auto de medição antes de proceder à certificação e reembolso da despesa, i.e. para todos os pedidos de pagamento;
Projectos Imateriais : no caso de projectos imateriais, tais como feiras e outros eventos promocionais, missões empresariais, seminários, conferências e encontros, o acompanhamento/ verificação é assegurado pelo DRGP / Núcleo mediante a realização de uma visita ao local do evento no decorrer da sua realização, sempre que tal se justifique.

5.4.2. Elaboração de relatório de acompanhamento de projecto, e respectivo encaminhamento para o Director do DRGP ou Coordenador do Núcleo

O acompanhamento da execução dos projectos, previsto no art.º 4.º do Regulamento (CE) n.º 438/2001, terá que ser suportado por um relatório, assinado e datado, com a descrição do estado do empreendimento, anexando os elementos considerados relevantes. O cumprimento destas exigências regulamentares tem que constituir uma prioridade da gestão

DRGP, Núcleos de Beja e Portalegre

5.5. Carregamento da despesa no SIFEC

DRGP, Núcleos de Beja e Portalegre

5.6. Certificação de despesa:

Quando todos os documentos de despesa e os autos de medição verificados fisicamente estão em conformidade, a despesa encontra-se validada, havendo condições para a sua certificação
De acordo com as disposições comunitárias em vigor, a certificação de despesa só é admissível quando suportada por facturação quitada. Neste contexto, a liquidação da factura tem de ser comprovada por documentação acessória de valor probatório adequado (recibos, autorizações de pagamento, excertos de extractos bancários, etc.)
Os originais daqueles documentos deverão ser carimbados – identificando as taxas de imputação ao projecto, quando aplicável, e de co-financiamento FEDER e do porAlentejo, de acordo com o modelo previsto na Informação n.º 8-NGPP/00 – e devolvidos à entidade promotora
Para os projectos das Autarquias Locais e da Administração Pública em geral, o procedimento anterior deve ser assegurado junto desses serviços

DRGP, Núcleos de Beja e Portalegre

5.7. Elaboração de informação de processamento, que deve constar no dossier de projecto e que servirá de base à elaboração de listagem de despesas a enviar ao Gestor com regularidade bimensal

Verificar se a entidade tem regularizado os pagamentos ao abrigo do Despacho 14381/2001 (2.ª Série) da Ministra do Planeamento

DRGP, Núcleos de Beja e Portalegre

5.8. Despacha essa informação, após confirmar que a entidade promotora tem a sua situação regularizada com as Finanças e a Segurança Social

Verificar se a entidade consta da lista divulgada pela DGAF ou, no caso de entidades que não constam dessa lista, verificar a existência de certidões das Finanças e da Segurança Social nos processos respectivos

DRGP, Núcleos de Beja e Portalegre

5.9. Carregamento do pagamento no SIFEC

DRGP, Núcleos de Beja e Portalegre

5.10. Elaboração e envio ao Gestor, com regularidade bimensal, de uma lista com todos os pedidos de pagamento validados pelo DRGP / Núcleo, devendo constar em anexo uma ficha por pedido de pagamento

A lista deve identificar as entidades promotoras, os respectivos NIF e NIB e o total dos pagamentos por entidade, de acordo com o Modelo A em anexo à Ordem de Serviço n.º 1-PRE/02
O Modelo B será apresentado quando existir uma entidade com pagamentos para mais do que um NIB
No que respeita às entidades sem autonomia administrativa e financeira será utilizado o Modelo D

Gestor

5.11. Autorização de pagamento da despesa contida na lista (despacho)

Secretariado do Gestor

5.12. Devolução ao DRGP / Núcleo de Beja ou Portalegre de cópia da listagem validada e dos originais das fichas dos pedidos de pagamento que integravam a mesma e envio da listagem validada à DGAF/DFP, para efeito de pagamento

DRGP, Núcleos de Beja e Portalegre

5.13. Informa o promotor da transferência que vai ser efectuada, enviando-lhe, para o efeito, cópia da ficha do respectivo pedido de pagamento

Deverá também informar-se a entidade promotora de eventuais correcções decorrentes da análise e validação efectuada, de modo a garantir uma conciliação entre documentos, registos contabilísticos e o reembolso aprovado

Despacho n.º 10 – PRE/01 do Gestor, de 16 de Março, n.º 4

DRGP, Núcleos de Beja e Portalegre

5.14. Carregamento no SIFEC da data de certificação de despesa, vulgarmente designada por “data de despesa”

Regulamento Interno da Unidade de Gestão do Eixo I, art.º 8.º, n.º 9

DGAF/DFP

5.15. Pagamento ao beneficiário

Regra geral, os pagamentos às entidades beneficiárias devem ser efectuados pela DGAF/DFP num prazo máximo de 10 dias úteis após a validação do respectivo pedido pelo Gestor, caso exista disponibilidade financeira e não sejam desencadeados procedimentos formais com efeito suspensivo
Os pagamentos serão efectuados duas vezes por mês, normalmente em 15 e 25

DGAF/DFP

5.16. Validação do pagamento no SIFEC

Despacho n.º 1 – IORA/2000 do Gestor, de 13 de Julho, 3.ª Fase, n.º 3, al. b)

Gestor, DRGP, Núcleos de Beja e Portalegre

5.17. Outras disposições:

O projecto terá de ter o seu início físico e financeiro dentro de um período máximo de 4 meses após a aprovação da candidatura. Caso não se verifique qualquer apresentação de despesa naquele prazo, o projecto será considerado desistido, salvo se for apresentado justificação por parte do beneficiário, validada em sede de Unidade de Gestão
Relativamente aos projectos públicos ou equiparados, plurianuais, cuja contrapartida nacional não se encontre inscrita em PIDDAC, o Gestor procederá, no início de cada ano, à confirmação da respectiva disponibilidade orçamental, através de declaração a apresentar pelo beneficiário. No que respeita aos restantes projectos aprovados, as inscrições orçamentais também serão verificadas anualmente tendo por base o plano de actividades e orçamentos aprovados ou peças equiparadas
Os beneficiários de projectos de montante de investimento elegível aprovado igual ou superior a 2.493.989,49 euros devem constituir contas bancárias específicas, por projecto, através das quais efectuem todos os movimentos relativos ao co-financiamento recebido do Gestor e pago aos fornecedores. As mais valias geradas por estas contas só podem ser aplicadas no âmbito do respectivo projecto mediante reprogramação
O somatório dos pagamentos intermédios não pode ultrapassar 95% do montante total aprovado para o projecto

Regulamento Interno da Unidade de Gestão do Eixo I, art.º 8.º, n.º 1, 2, 3 e 6, e art.º 11.º, n.º 2

DRGP, Núcleos de Beja e Portalegre

6.1. Recepção do pedido de reprogramação, sempre que se registem desvios significativos face à candidatura aprovada

Uma proposta de reprogramação que implique um reforço financeiro do projecto deverá ser acompanhada por um novo formulário de candidatura que traduza de forma realista o aumento do investimento total face ao valor aprovado

Regulamento Interno da Unidade de Gestão do Eixo I, art.º 9.º, n.º 1

DRGP, Núcleos de Beja e Portalegre

6.2. Preparação da informação sobre a proposta de reprogramação, observando o seguinte:

As reprogramações devem ser sempre instruídas em estreita articulação física, financeira e temporal com a candidatura aprovada, sendo identificados explicitamente todos os desvios relativamente a esta
Ressalvando casos particulares e devidamente justificáveis, só se pode efectuar uma reprogramação em projectos anuais e duas em projectos plurianuais, não podendo ser efectuada mais do que uma por ano. Considera-se para este efeito como reprogramação toda a alteração às características iniciais do projecto nomeadamente o conteúdo financeiro e físico e a calendarização
As componentes de projecto adicionais, como tal não contempladas na candidatura, só serão objecto de financiamento após formalização e devida análise, sendo sempre sujeitas a explícita aprovação em sede de reprogramação

DRGP

6.3. Submete directamente à consideração do Gestor a proposta de decisão de reprogramação preparada pelo DRGP

Núcleos de Beja e Portalegre, EAT 1

6.4.1. Os Núcleos enviam a proposta de decisão de reprogramação à Chefe de Projecto da EAT 1

6.4.2. A Chefe de Projecto da EAT 1 emite parecer e, em caso de necessidade, esclarece dúvidas levantadas pelos Núcleos

6.4.3. A Chefe de Projecto da EAT 1 submete à consideração do Gestor a proposta de decisão de reprogramação preparada pelo Núcleo

Despacho n.º 1 – IORA/2000 do Gestor, de 13 de Julho, 3.ª Fase, n.º 1.1, al d)

Gestor

6.5. Decide quando se trata:

De uma redistribuição/reorçamentação do investimento do projecto pelas diversas rubricas de despesa, sem exceder o valor total aprovado, e/ou
De uma reprogramação temporal

Regulamento Interno da Unidade de Gestão do Eixo I, art.º 9.º, n.º 2

Unidade de Gestão do Eixo I e Ministro do Ambiente, do Ordenamento do Território e do Desenvolvimento Regional

6.6. A UG emite parecer sempre que uma proposta de reprogramação financeira origine aumento da contribuição financeira anteriormente atribuída

Se o parecer da Unidade de Gestão for favorável, a decisão é submetida à aprovação do Ministro do Ambiente, do Ordenamento do Território e do Desenvolvimento Regional

Regulamento Interno da Unidade de Gestão do Eixo I, art.º 9.º, n.º 2

DRGP, Núcleos de Beja e Portalegre

6.7. Comunicação da decisão de reprogramação ao beneficiário

DRGP, Núcleos de Beja e Portalegre

6.8. Sempre que em sede de pagamento final se verificar que o total da despesa apresentada excede o investimento total aprovado para o projecto e a entidade promotora não formalize proposta de reprogramação financeira, os pagamentos serão efectuados pelo valor aprovado

Promotor

7.1. Envio do Relatório de Execução Final do Projecto

DRGP, Núcleos de Beja e Portalegre

7.2. Análise e avaliação do Relatório de Execução Final do Projecto

Informação ao Gestor propondo a aprovação desse relatório e contendo, nomeadamente:
Descrição da relação entre o investimento efectuado e a expressão física do empreendimento. Este princípio torna-se mais imperioso no caso de faseamento de projectos, tendo as componentes co-financiadas de ser exaustivamente identificadas e o seu valor quantificado
Identificação dos desvios de desempenho esperados face aos objectivos de desenvolvimento inicialmente descritos na candidatura

Regulamento Interno da Unidade de Gestão do Eixo I, art.º 11.º, n.º 1

Gestor

7.3. Aprovação do Relatório de Execução Final do Projecto e autorização do pagamento do saldo final

A data da última lista de despesa terá que ser anterior ou igual à data em que a EAT aprecia favoravelmente o pedido de pagamento de saldo final do projecto, sendo esta que determina o encerramento do projecto

DRGP, Núcleos de Beja e Portalegre

7.4. Processamento do pagamento de saldo final

Ver procedimentos descritos na Fase 5 – Acompanhamento Físico e Financeiro dos Projectos

Regulamento Interno da Unidade de Gestão do Eixo I, art.º 11.º, n.º 2

DRGP, Núcleos de Beja e Portalegre

7.5. Encerramento formal do projecto:

Revisão de todos os procedimentos realizados e do dossier do projecto
Preenchimento e assinatura de uma ficha de encerramento

DRGP, Núcleos de Beja e Portalegre

7.6. Encerramento em SIFEC do projecto