Interveniente

Procedimentos por Actividades Principais

Normas Aplicáveis

1. Informação e Recepção de Candidaturas

EAT 3, Núcleos de Beja e Portalegre

1.1. Recepção de candidaturas e prestação de todas as informações úteis e de apoio aos beneficiários

  • De preferência dever-se-à instruir um funcionário com essas funções de modo a evitar informações incorrectas ou contraditórias

EAT 3, Núcleos de Beja e Portalegre

1.2. Verificação dos elementos obrigatórios que devem constituir a respectiva candidatura (Formulários A e B) e registo de entrada, dando ao proponente um recibo de entrega, ou informando-o pelo correio (quando for o caso) da recepção da respectiva candidatura

Núcleos de Beja e Portalegre

1.3. De imediato, deve o Núcleo enviar para a EAT 3 os elementos da candidatura no sentido desta proceder ao respectivo registo

EAT 3 e Gestor

1.4. Análise sumária da candidatura e confirmação da sua afectação à medida, tendo como referência os elementos constantes no Complemento de Programação

  • Quando houver dúvidas no enquadramento de candidaturas, as mesmas serão remetidas para o Gestor do Programa que deverá, em reunião de Gestores, decidir do respectivo enquadramento

EAT 3

1.5. Carregamento da candidatura em base de dados interna de instrução de candidatos (SITPORA)

 

EAT 3

1.6. Obtenção dos códigos de “idoneidade e dívidas” no SIIFSE

  • Caso se trate de entidade que apresenta pela primeira vez um projecto de formação: Solicitação dos códigos de idoneidade ao IGFSE, com base no Modelo 2 do IGFSE e em cópia do NIPC

 

EAT 3

1.7. A candidatura é remetida à EAT 1 acompanhada de cópia da carta enviada ao beneficiário e de nota interna com os códigos de “idoneidade e dívidas” fornecidos pelo SIIFSE/IGFSE

EAT 1

1.8. Encaminha todos os elementos relativos à candidatura para a DRAL/DMAF (Direcção Regional de Administração Local / Divisão de Modernização Administrativa e Formação)

Interveniente

Procedimentos por Actividades Principais

Normas Aplicáveis

2. Validação de Candidaturas

DRAL/DMAF

2.1. Abertura do dossier de projecto, respeitando a estrutura indicativa constante do anexo ao art. 10.º do Regulamento Interno da Unidade de Gestão do Eixo I

DRAL/DMAF

2.2.1. Verificação dos elementos a constar da candidatura, de acordo com o especificado no Anexo 1 do Despacho n.º 17-PRE/01 do Gestor. A candidatura deve incluir todos os elementos especificados de seguida; em particular, os formulários e respectivos anexos devem estar preenchidos na íntegra:

  • Plano de formação (se existir)
  • Formulário A – Identificação da Entidade (um em cada ano civil), fotocópia do cartão NIPC e do NIB (exclusivo)
  • Formulário B – Pedido de Financiamento por Tipologia de Projecto
  • Anexo I / Formulário B – Listagem com a caracterização das Acções/Localização
  • Anexo II / Formulário B – Ficha por Curso, referindo os Objectivos, Manuais e Equipamentos a utilizar, assim como o Conteúdo Programático e respectiva carga horária por temas e tipo de formação
    • Memória Descritiva do projecto, com fundamentação das necessidades de formação nos seus aspectos quantitativos e qualitativos
    • Anexo com a estrutura dos custos (em euros) por Rubrica (e em cada rubrica por tipo de despesa) devidamente desagregada por Acção, com a devida nota explicativa quando se justificar

2.2.2. No caso de Candidaturas de Projectos de Formação-Acção, as entidades promotoras apenas apresentarão um único Formulário B que englobe todos os momentos formativos relativos ao Projecto – sendo, em anexo, devidamente explicitadas as características, as questões financeiras e as diferentes fases; paralelamente, será apenas necessário traçar os perfis/ departamento dos formandos, não sendo necessário chegar ao rigor do indivíduo

DRAL/DMAF

2.3. Verificação dos requisitos das entidades candidatas ao financiamento, de acordo com o especificado no art.º 23.º do Decreto Regulamentar n.º 12-A/2000 bem como no Anexo 1 do Despacho n.º 17-PRE/01 do Gestor:

  • Encontrarem-se regularmente constituídas e devidamente registadas
  • Terem a situação regularizada em matéria de impostos e de contribuições para a Segurança Social
  • Terem a situação regularizada em matéria de restituições no âmbito dos financiamentos do FSE – Confirmação da idoneidade com base no Modelo 2 do IGFSE
  • Não terem sido condenadas por violação da legislação sobre o trabalho de menores e discriminação no trabalho e no emprego, nomeadamente em função do sexo
  • Encontrarem-se acreditadas nos termos previstos no art.º 22.º do Decreto Regulamentar n.º 12-A/2000

DRAL/DMAF

2.4. Verificação, nomeadamente através da Memória Descritiva, do enquadramento do projecto de formação nos eixos e medidas do porAlentejo em termos de:

  • Beneficiários/titulares do pedido de financiamento
  • Destinatários finais
  • Áreas temáticas
  • Objectivos

DRAL/DMAF

2.5. Da candidatura deve constar, de forma inequívoca e documentada, o apoio e o empenhamento do Executivo da entidade destinatária, quando as acções de formação decorrem no horário laboral ou assumem a forma de formação acção

  • Caso isto não se verifique, e a candidatura não seja apresentada pela Câmara Municipal ou Junta de Freguesia, a Equipa Técnica de Análise terá de esclarecer, detalhadamente, este aspecto

DRAL/DMAF e Gestor

2.6. Elaboração de informação sobre a validação da candidatura e encaminhamento para despacho pelo Gestor, o qual, caso entenda, pode sugerir o enquadramento noutro Eixo/Medida do Programa

DRAL/DMAF e Gestor

2.7. Estando a candidatura validada pelo Gestor, a DRAL/DMAF informa o beneficiário da aceitação da candidatura

  • Caso não seja possível instruir a candidatura, o Gestor também envia um ofício ao beneficiário comunicando esse facto e solicitando os elementos documentais em falta
  • Esse prazo será alargado desde que o beneficiário o solicite de forma devidamente fundamentada no prazo de resposta estabelecido

Interveniente

Procedimentos por Actividades Principais

Normas Aplicáveis

3. Apreciação Técnica de Candidaturas

DRAL/DMAF

3.1. Desenvolvimento da Análise Técnico-Pedagógica, tomando em consideração os seguintes critérios:

3.1.1. Critérios Gerais de Apreciação, definidos globalmente no âmbito da legislação geral do FSE (art.º 18.º do Decreto Regulamentar n.º 12-A) bem como no ponto 1 do Anexo III ao Despacho n.º 17 – PRE/01 do Gestor:

  • Relevância estratégica
  • Coerência das acções propostas com a fundamentação da sua necessidade e oportunidade
  • Qualidade técnica das acções propostas
  • Contributo para o desenvolvimento de competências profissionais nos domínios da Sociedade da Informação
  • Possibilidade de certificação dos processos de formação
  • Relação entre o número de formandos e o número de empregados, no caso de entidades beneficiárias
  • Relação entre o número de homens e de mulheres, tendo em conta a promoção da igualdade de oportunidades entre géneros
  • Relação entre os custos e resultados esperados
  • Coerência entre o Plano de Formação e o Pedido de Financiamento
  • Organização e apresentação do projecto de Candidatura
  • Desempenho da entidade em actividades financiadas anteriormente
  • Capacidade organizativa demonstrada

3.1.2 Critérios Específicos de Apreciação, identificados no Complemento de Programação e nas normas relativas à modalidade de Formação-Acção (Despacho Conjunto n.º 694/2003 e Despacho n.º 1-PRE/05), Formação Avançada (Despacho Conjunto nº 610/2003, de 22 de Maio, alterado pelo Despacho Conjuto nº 304/2004, de 18 de Maio) e Formação à Distância (Despacho COnjunto nº 609/2003, de 22 de Maio):

  • Nível de enquadramento das acções nos objectivos específicos da Medida 1.6 indicados no Complemento de Programação
  • Enquadramento nas tipologias de projecto previstas no Complemento de Programação para a Medida 1.6, a saber:
    • Acções de Formação: inicial de funcionários e agentes em fase posterior à admissão; contínua de funcionários e agentes; específica de funcionários e agentes
    • Estudos de Apoio à Formação para a Administração Local
    • Concepção e Produção de Recursos Didácticos e Pedagógicos de apoio à formação para a Administração Local
    • Estágios para a Administração Local
  • No caso de projectos na modalidade de formação-acção: enquadramento nas normas estipuladas no Despacho Conjunto n.º 694/2003 e Despacho n.º 1-PRE/05
  • No caso de projectos na modalidade de Formação Avançada: enquadramento das normas estipuladas no Despacho Conjunto nº 610/2003, de 22 de Maio, alterado pelo Despacho Conjunto nº 304/2004, de 18 de Maio
  • No caso de projectos da modalidade de Formação à Distância: enquadramento das normas estipuladas no Despacho Conjunto nº 609/2003, de 22 de Maio
  • Enquadramento das acções preferencialmente num plano de formação
  • Contribuição das acções para o desenvolvimento sustentável
  • Contribuição para a modernização dos serviços autárquicos e para a melhoria dos serviços ao cidadão
  • Integração em estratégias que acompanhem, designadamente, toda a dinâmica da Transferência de Competências e da Modernização Administrativa
  • Contribuição para a Descentralização Administrativa
  • Contribuição para o Desenvolvimento da Formação
  • Contribuição para a promoção do rejuvenescimento dos activos da Administração Local
  • Contribuição para a promoção da fixação de quadros técnicos em territórios com tendência à desertificação

DRAL/DMAF

3.2. Identificação dos Custos Elegíveis, ao abrigo do art.º 29.º do Decreto Regulamentar n.º 12-A/2000, do art.º 3.º do Despacho Normativo n.º 42-B/2000 e do Despacho n.º 16-PRE/02 do Gestor

  • Consideram-se como custos elegíveis, no âmbito de um pedido de financiamento, as despesas realizadas no período que decorre entre os 60 dias anteriores à data da apresentação do pedido de financiamento e o da data de apresentação do saldo
  • Consideram-se elegíveis os seguintes encargos:
    • Encargos com os formandos (R1) : remunerações dos activos em formação, alimentação, transporte e alojamento dos formandos, bem como outros custos com formandos, nomeadamente seguros e os referentes ao acolhimento de dependentes a cargo
    • Encargos com os formadores (R2) : encargos com as remunerações dos formadores internos ou externos e despesas com alojamento, alimentação e transporte dos formadores
    • Encargos com pessoal não docente (R3) : encargos com as remunerações do pessoal dirigente, técnico, administrativo e outro vinculado ou em regime de prestação de serviços envolvido nas fases de preparação, desenvolvimento e acompanhamento da acção de formação, bem como despesas de alojamento, alimentação e transporte com esse pessoal
    • Encargos com a preparação, desenvolvimento e acompanhamento das acções (R4) : despesas com a elaboração de diagnósticos de necessidades de formação, divulgação da acção, selecção dos formandos e formadores, consultas jurídicas e emolumentos notariais, peritagens técnicas e financeiras, aquisição, elaboração e reprodução de recursos didácticos e despesas correntes com materiais pedagógicos consumíveis, bens não duradouros, aquisição de livros e de documentação, energia, água e comunicações, despesas gerais de manutenção e com deslocações realizadas pelo grupo em formação
    • Rendas, alugueres e amortizações (R5) : encargos com aluguer ou amortização de equipamentos e com a renda ou amortização das instalações onde o projecto decorre
    • Despesas de avaliação (R6) : despesas decorrentes da aquisição de serviços técnicos especializados relacionados com a avaliação das acções e dos seus resultados globais
    • Aquisição de formação no exterior (R7) : despesas realizadas no âmbito de um contrato de prestação de serviços relacionado com a actividade formativa que não sejam possíveis de desagregar pelas rubricas consideradas nos pontos anteriores
    • Participações individuais na formação (R8) : despesas decorrentes dessas participações

DRAL/DMAF

3.3. Aplicação dos Limites Máximos de Custos Elegíveis e do Critérios de Razoabilidade das Despesas, ao abrigo do Despacho Normativo n.º 42-B/2000, do Anexo III do Despacho n.º 17-PRE/01 do Gestor, do Despacho n.º 16-PRE/02, do Despacho Conjunto n.º 694/2003 e do Despacho n.º 1-PRE/05 e Despacho Conjunto nº 610/2003, de 22 de Maio, alterado pelo Despacho Conjunto nº 304/2004, de 18 de Maio, Despacho Conjunto nº 609/2003, de 22 de Maio

3.3.1. Formandos:

  • Aplicar os referenciais previstos na Parte III do Despacho Normativo n.º 42-B/2000
  • O valor do custo hora/formando (R3/R7) – limiar máximo de €3,99 – considerado na análise da candidatura será o obtido pela apreciação do Pedido (Formulário B) na sua globalidade, e não acção a acção. Uma situação de excepção (proposta e fundamentada pela entidade promotora) obriga à apresentação de outro/novo Formulário B
  • Formação à Distância (Despacho Conjunto n.º 609/2003):
    • Nas sessões presenciais, aplicar os referenciais do Despacho Normativo n.º 42-B/2000
    • Na componente tutorada à distância, ao nível da tutória síncrona e assíncrona, serão apenas elegíveis os encargos com os formandos relativos a despesas de comunicação até um valor máximo de € 14,96 por mês, quando decorram por conta do formando
  • Formação-acção ( Despacho n.º 1-PRE/0 5)
    • Nos Seminários, para efeito de volume de formação, apenas serão considerados os formandos directamente ligados ao projecto formativo

3.3.2. Formadores:

  • Aplicar os referenciais previstos no n.º 4 do art.º 16.º do Despacho Normativo n.º 42-B/2000:
    • Níveis 4 e 5: € 43,40 / hora / formador
    • Níveis 1, 2 e 3: € 28,93 / hora / formador
  • Os encargos com Alojamento, Alimentação e Transporte, estando os seus limites/montantes estabelecidos na lei, não poderão ultrapassar 30% do valor considerado para as remunerações
    • Poderá o Gestor, devidamente fundamentado e em sede de candidatura, atender a outra valoração – não esquecendo os limites estabelecidos na lei e a razoabilidade perante as situações
  • Formação Avançada ( Despacho Conjunto n.º 610/2003 alterado pelo Despacho Conjunto n.º 304/2004 ):
    • 80 € / hora / formador
    • O valor hora a considerar por formador de nível internacional poderá, desde que devidamente fundamentado, exceder em 30% o valor anterior
  • Formação à Distância (Despacho Conjunto n.º 609/2003):
    • Aplicar os referenciais do Despacho Normativo n.º 42-B/2000, atendendo às seguintes notas:
      • Nas sessões presenciais a formação terá uma duração máxima de seis horas/dia por formador, devendo considerar-se uma proporção de um formador por grupo de 10 a 20 formandos;
      • Na tutoria à distância, vertentes síncrona e assíncrona, será considerado, para efeitos de financiamento, um máximo de quatro horas/dia por formador até ao limite da carga de trabalho definida para esta componente, devendo considerar-se a mesma proporção formador/formandos indicada na alínea anterior;
      • O custo horário de remuneração dos formadores será o valor correspondente para o mesmo nível ao que se verificar na formação em regime presencial.
    • Formação-acção ( Despacho n.º 1-PRE/0 5):
      • Para os Seminários e Workshops que abordam temáticas no processo formativo será considerado o valor de € 43,40 / hora / formador
      • Na Formação Personalizada/Individualizada e na participação do formador-consultor, será considerado o valor hora de € 68
      • Nas situações em que se julgar vantajosa a presença dos actores da Equipa Pedagógica, poderão ser elegíveis para trabalho simultâneo em sala, para efeito de financiamento, mais do que um actor do processo formativo, desde que devidamente justificado
      • A utilização de equipas pluridisciplinares em simultâneo nos momentos formativos, nomeadamente Sessões de Trabalho e Seminários, deverá respeitar os seguintes limites de razoabilidade:
        • Até 20 Formandos -> Até 4 Formadores-Consultores
        • De 20 a 40 Formandos -> Até 6 Formadores-Consultores
        • Mais de 40 Formandos -> Até 8 Formadores-Consultores
      • Nos momentos formativos no âmbito da Formação Individualizada ou Personalizada, a cada Formador-Consultor, em simultâneo, poderá ser afectado um mínimo de 5 formandos
        • No entanto, poderá o Gestor, face à natureza do momento ou do projecto, autorizar outra afectação

    3.3.3. Pessoal Não Docente:

    • Para efeito de financiamento, as despesas elegíveis de Remunerações, Alojamento, Alimentação e Transporte terão como base o Regime Retributivo da Função Pública:
      • Pessoal Dirigente -> Director Geral ou equiparado
      • Pessoal Técnico de Enquadramento -> Escalão mais elevado da Carreira Técnica Superior
      • Pessoal Administrativo -> Escalão mais elevado da Carreira Administrativa
    • O Gestor poderá autorizar a acumulação de funções (Coordenação, Assessoria, Consultadoria, etc.) desde que lhe seja comunicado e devidamente fundamentado – tal obrigará a uma análise cuidada, ponderando a razoabilidade dos custos e a justeza da situação
    • Formação-acção ( Despacho n.º 1-PRE/0 5):
      • O Coordenador Pedagógico pode desempenhar papéis diferentes dentro do mesmo projecto – ser, numa sessão, Formador-Consultor, noutra Formador, desde que devidamente autorizado pelo Gestor
        • O valor hora para o Coordenador Pedagógico, quando em actividades formativas em sala ou em contexto de trabalho, é imputado à Rubrica 2 – Formadores
        • Quando o Coordenador Pedagógico apenas executa trabalho de coordenação, os seus custos são é imputados à Rubrica 3 – Pessoal Não Docente

    3.3.4. Preparação, Desenvolvimento e Acompanhamento das Acções:

    • Todo e qualquer custo deve ser evidente, em matéria de razoabilidade, exequibilidade e interesse na dinâmica do projecto – considerando que um dia corresponde a 6 horas
    • O montante a considerar em termos de aprovação – dotação global – relativo a Assessoria, Consultadoria, Peritagem ou Estudos não deverá ultrapassar 22,5% do valor do somatório da R3 à R7
      • Em candidatura poderão ser considerados montantes superiores a 22,5% do valor do somatório da R3 à R7. No entanto, em análise de saldo apenas serão considerados 22,5% desse somatório
    • Formação à Distância (Despacho Conjunto n.º 609/2003):
      • Os encargos gerais são calculados da seguinte forma:
        • O montante máximo, correspondente às sessões presenciais, determina-se a partir do produto entre o volume de formação associado pelo custo por hora e por formando, sendo o valor máximo de € 5 uma proporção de um formador por grupo de 10 a 20 formandos;
        • O montante máximo, correspondente às sessões de tutoria à distância, determina-se a partir do produto do volume de formação associado pelo valor de 80% do custo por hora e por formando legalmente estabelecido para a medida em referência, sendo o valor máximo de € 5

    3.3.5. Rendas, Alugueres e Amortizações:

    • Os montantes a considerar, nas rendas e alugueres, devem ter em conta o tipo de instalações e/ou de equipamentos; e terão sempre como referência os valores de mercado
    • Os custos devem ser perfeitamente discriminados e fundamentados
    • No caso dos equipamentos, o valor do aluguer não poderá poderá exceder o valor de aquisição
    • Em candidatura (Formulário B) serão considerados os montantes apresentados, respeitando a flexibilidade que existe na gestão das rubricas R3 a R7; mas em sede de análise financeira (Reembolso e Saldo) será feita uma análise mais rigorosa, por acção

    3.3.6. Avaliação:

    • As despesas consideradas não deverão exceder 22,5% do somatório dos custos da R3 à R7
      • Poderá, em termos de candidatura e considerando a razoabilidade e a flexibilidade das rubricas R3 a R7, ser aprovado valor superior a 22,5% do somatório dessas mesmas rubricas

DRAL/DMAF

3.4. Aplicação das taxas de co-financiamento público

  • As taxas médias de comparticipação encontram-se previstas no Complemento de Programação

DRAL/DMAF

3.5.1. Na análise das candidaturas é considerada conveniente uma reunião com as entidades proponentes e as entidades formadoras a elas associadas, para cabal e completo esclarecimento do projecto.

3.5.2. Sempre que a candidatura apresentada se revele insuficientemente aprofundada do ponto de vista técnico e financeiro e isso dificulte a sua adequada apreciação técnica, podem ser solicitados, por escrito, à entidade promotora, os elementos adicionais que sejam considerados necessários para o efeito, num prazo máximo de 10 dias úteis, a contar da data de assinatura do aviso de recepção da correspondente notificação.

  • O prazo de apreciação de uma candidatura, contado a partir do momento da comunicação da sua aceitação (procedimento 2.7), não poderá exceder 30 dias úteis. Este prazo é suspenso sempre que for necessário solicitar ao proponente elementos adicionais

DRAL/DMAF

3.6. Elaboração do Parecer Final, de acordo com o modelo estabelecido para o efeito – Anexo IV do Despacho n.º 17 – PRE/01 do Gestor

DRAL/DMAF

3.7. Encaminhamento do Parecer Final para a EAT 1

EAT 1

3.8. Elaboração de informação de confirmação do Parecer Final e seu encaminhamento, juntamente com esse parecer, para o Gestor

Interveniente

Procedimentos por Actividades Principais

Normas Aplicáveis

4. Aprovação de Candidaturas

EAT 1, em articulação com o Gestor

4.1. Preparação da UG:

  • Elaboração do ofício de convocatória, da ordem de trabalhos e da lista de projectos a apreciar na UG
  • Junção dos pareceres de análise dos projectos a apreciar
  • Elaboração de outra documentação relevante para a UG

Gestor

4.2. Envio do ofício de convocatória aos membros da UG. O gestor deverá garantir o seguinte:

  • A convocatória deverá ser enviada aos membros da UG com a antecedência mínima de 8 dias, contento a ordem de trabalhos, a lista de projectos a apreciar e respectivos pareceres, bem como outros documentos relevantes
  • A UG reunir-se-à ordinariamente com uma periodicidade não superior a 2 meses e extraordinariamente sempre que for convocada pelo Gestor do porAlentejo
  • A UG funcionará em pleno, podendo funcionar, contudo, com um número restrito de membros de acordo com as especificidades de cada Medida. Sempre que tal se demonstre necessário poderá o Presidente da Unidade de Gestão (i.e., o Gestor) convocar outras entidades quando estejam em análise assuntos do seu interesse
  • A UG pode ser consultada por escrito, devendo, para o efeito, o respectivo Presidente enviar a todos os seus membros a documentação relativa ao assunto a deliberar, para o que disporão do prazo de 5 dias úteis, a partir da data de recepção. Decorrido o prazo da consulta e não havendo objecções por parte dos seus membros, a proposta será considerada aprovada

Membros da UG do Eixo I

4.3. Eventuais propostas de alteração da ordem de trabalhos deverão ser comunicadas por escrito até ao início da respectiva reunião da UG

Membros da UG do Eixo I

4.4. Reunião da UG do Eixo IV

  • Os trabalhos da UG decorrerão nas instalações da Comissão de Coordenação e Desenvolvimento Regional do Alentejo, salvo outro local indicado pelo Gestor da I.O.
  • A UG delibera validamente quando estiver presente a maioria dos seus membros

EAT 1

4.5. Elaboração do projecto de acta da reunião da UG, da qual deverá constar um sumário dos assuntos tratados e das deliberações tomadas

EAT 1

4.6. Envio do referido projecto de acta a todos os participantes na reunião da UG, nos 8 dias subsequentes à realização desta última

Membros da UG do Eixo I

4.7. Eventuais alterações ao projecto de acta devem ser recepcionadas na CCDR no prazo de 10 dias

  • O texto da acta, devidamente revisto, será submetido a aprovação na reunião seguinte da UG

EAT 1

4.8. No caso de entidades externas à Administração e caso o parecer da UG seja no sentido do indeferimento ou tenham sido efectuadas correcções ou alterações na candidatura, na sequência da sua análise técnica, que se traduzam em cortes orçamentais superiores a 10% do investimento total proposto:

  • Deverá ser realizada uma audiência prévia com a respectiva entidade promotora, no sentido de que esta tome conhecimento da decisão ou das alterações e se pronuncie sobre o assunto

Secretário de Estado Adjunto e da Administração Local, Gestor, DRAL/DMAF, EAT 1 e Beneficiário

4.9. Caso o parecer da UG seja no sentido da aprovação:

4.9.1. A DRAL/DMAF comunica o parecer da UG ao beneficiário

4.9.2. O beneficiário pronuncia-se

4.9.3. A DRAL/DMAF informa o Gestor, através da EAT 1, da resposta do beneficiário

4.9.4. O Gestor, com apoio da EAT 1, submete a candidatura à aprovação do Secretário de Estado Adjunto e da Administração Local

4.9.5. O Secretário de Estado Adjunto e da Administração Local aprova a candidatura e comunica essa decisão ao Gestor

4.9.6. O Gestor comunica à DRAL/DMAF e à EAT 1 a decisão

4.9.7. A DRAL/DMAF remete ao beneficiário a “Notificação da Decisão de Aprovação” e o “Termo de Aceitação”, no prazo de 15 dias após a decisão, através de carta registada com aviso de recepção e em modelo próprio para o efeito

4.9.8. Na “Notificação da Decisão de Aprovação” deverão constar, pelo menos, os seguintes elementos:

  • Montante e/ou percentagem do co-financiamento
  • Indicação do Fundo envolvido (FSE)
  • Se os dados de aprovação diferirem dos elementos constantes da candidatura, dever-se-á identificar e transmitir os mesmos ao beneficiário e elaborar um formulário que reflicta com exactidão as componentes aprovadas
  • Indicação de que deverá ser devolvido o duplicado da “Notificação da Decisão de Aprovação”, bem como o “Termo de Aceitação”, devidamente assinado e autenticado, no prazo de 15 dias contados a partir da data da assinatura do aviso de recepção da notificação enviada, sob pena de ser arquivado o pedido de financiamento
  • Indicação de que o primeiro adiantamento só poderá ser pago mediante informação à EAT, por escrito, de que a formação correspondente ao pedido já se iniciou
  • Instruções do Gestor do porAlentejo sobre publicidade

Interveniente

Procedimentos por Actividades Principais

Normas Aplicáveis

5. Acompanhamento Físico e Financeiro dos Projectos

DRAL/DMAF

5.1. Recepção do “Termo de aceitação” assinado pelo beneficiário (aceitação pelo beneficiário da decisão de aprovação do pedido de financiamento)

DRAL/DMAF

5.2. Recepção, por qualquer meio escrito, de comunicação do beneficiário indicando que a formação já se iniciou

 

DRAL/DMAF

5.3. Processamento do adiantamento

  • Montante do adiantamento: 15% do financiamento total aprovado, no caso de pedidos anuais, ou 15% do financiamento aprovado para cada ano civil, no caso de pedidos plurianuais
  • Nos Pedidos de Financiamento com carácter plurianual, sempre que as entidades tenham despesas, efectuadas e pagas, aprovadas pelo Gestor, não inferior a 80% do montante previsto para o primeiro ano, têm direito à percepção, no ano civil subsequente, de novo adiantamento de 15% nos termos da alínea b) do n.º 2 do artigo 27.º do Decreto Regulamentar n.º 12-A/2000, de 15 de Setembro
  • Quando, na sequência do processo de encerramento das contas do ano anterior, se verificar a ocorrência de adiantamento por justificar, o mesmo será deduzido no pedido de reembolso seguinte, a título de regularização de adiantamento

DRAL/DMAF

5.4. Análise do Dossier Técnico-Pedagógico e verificação da conformidade dos objectivos preconizados relativamente ao executado, de acordo com o previsto no Anexo V do Despacho n.º 17-PRE/2002 do Gestor:

5.4.1. Análise do Dossier Técnico-Pedagógico – verificação da existência dos seguintes elementos:

  • Folhetos de divulgação das Acções / Comunicações diversas
  • Conteúdo Programático das Acções
  • Documentação
  • Meios Audio-Visuais
  • Identificação dos Formadores (Curriculum Vitae e Certificação)
  • Fichas de Formandos / Elementos de Selecção
  • Sumários / Relatórios
  • Avaliação da Acção (Questionário)

5.4.2. Verificação da conformidade:

  • Definição de objectivos pedagógicos
  • Análise de conceitos
  • Aplicação em situações concretas
  • Metodologia (Temáticas – Carga horária)
  • Localização (Realização e Proveniência dos Formandos)
  • Particulariedades (Análise de ausências, manifestação de interesses diversos, etc.)
  • Análise cuidada do Questionário – Matéria organizativa; Prestação do Formador; Interesse e Adequação dos Temas Tratados; Apreciação Global

5.4.3. Preenchimento de ficha de acompanhamento e respectivo envio à EAT/C e ao beneficiário

DRAL/DMAF

5.5. Recepção e instrução do pedido de pagamento

  • Formulário próprio
    • Pedido de Reembolso -> Formulário G
    • Pedido de Saldo Final -> Formulário C
    • Estes formulários deverão estar devidamente preenchidos com assinaturas dos responsáveis pela Entidade e assinatura e vinheta de identificação do TOC responsável pelo processo contabilístico
  • Balancete mensal e acumulado do centro de custos respectivo, de acordo com as rubricas FSE
  • Listagem das despesas imputadas à candidatura, de acordo com as rubricas FSE
  • Extracto bancário actualizado, em casos pontuais
  • Cópia de uma amostra de documentos de despesa

DRAL/DMAF

5.6. No caso do FSE, os pagamentos são feitos contra reembolso de factura de despesa efectivamente quitada

  • O reembolso das despesas efectuadas e pagas é processado até ao momento em que o somatório do adiantamento e dos pagamentos intermédios de reembolso atingir os 85% da comparticipação nacional e comunitária aprovada
    (Trata-se de 85% dos apoios aprovados, no caso dos projectos anuais, e de 85% dos apoios aprovados por ano civil, no caso dos projectos plurianuais.)
  • Para efeito do disposto acima, o beneficiário deverá apresentar o pedido de reembolso das despesas efectuadas e pagas até ao dia 10 de cada mês

DRAL/DMAF

5.7. Análise do pedido de pagamento:

5.7.1. Verificação da elegibilidade normativa (elegibilidade temporal)

  • Consideram-se como custos elegíveis, no âmbito de um pedido de financiamento, as despesas realizadas no período que decorre entre os 60 dias anteriores à data da apresentação do pedido de financiamento e o da data de apresentação do saldo

5.7.2. Verificação da regularidade formal das facturas:

  • Qualidade documental (descrição da despesa)
    • Os justificativos de despesa (facturas) e os comprovativos de pagamento (recibos ou documentos de valor probatório equivalente) deverão ser emitidos em nome da entidade promotora. Constituem excepção a esta regra os casos em que o desenvolvimento do projecto envolva diversas entidades parceiras com as competências e encargos financeiros respectivos claramente definidos em protocolo de parceria: neste contexto, aqueles documentos poderão ser emitidos em nome das diversas partes envolvidas, tendo como pressupostos a natureza das despesas previstas no protocolo e a responsabilização da entidade promotora face à entidade financiadora no que respeita à organização dos processos técnico e contabilístico do projecto
  • Regularidade e legalidade (concordância com o Art.º 35.º do CIVA e verificação da não existência de dívidas à Segurança Social e à Fazenda Pública)

5.7.3. Verificação da elegibilidade estrita:

  • Verificação da quitação da despesa
  • Verificação dos critérios de análise financeira previstos nos despachos n.º 17-PRE/01 e n.º 16-PRE/02, ambos do Gestor
  • Conferência dos cálculos

5.7.4. Confirmação da conformidade com a alínea i) do n.º 1 do art.º 17.º da Portaria n.º 799-B/2000

  • A entidade deve elaborar mensalmente listagem de todas as despesas pagas por rubrica do pedido de pagamento de saldo de onde constem, obrigatoriamente, o número de lançamento, a descrição da despesa, o tipo de documento, especificando sempre o documento de suporte da despesa e documento justificativo do seu pagamento, os números dos documentos, o valor do documento eo valor imputado ao pedido de financiamento, a data de emissão, a identificação ou denominação do fornecedor, do formando ou do trabalhador interno, quando aplicável, e o NIF

5.7.5. Existência de prestação regular de informação física e financeira, após o 1.º adiantamento, para efeito dos pagamentos subsequentes

5.7.6. (Re)verificação da certificação da listagem de despesas por TOC

5.7.7. Verificação da certificação da despesa em Saldo Final por ROC, caso o pedido de financiamento seja superior a € 498800

  • No caso em que os titulares dos pedidos de financiamento sejam entidades da Administração Pública, as funções cometidas aos TOC e ROC poderão ser assumidas por um responsável financeiro no âmbito da Administração Pública

5.7.8. Existência de garantia bancária para as entidades acusadas de processo crime, com sentença transitada em julgado, por factos envolvendo disponibilidades financeiras dos fundos estruturais, ou em relação às quais existam indícios graves de irregularidades financeiras, contabilísticas ou organizativas, verificadas em processos de controlo ou auditoria

DRAL/DMAF

5.8. Elaboração de informação de processamento, que deve constar no dossier de projecto e que servirá de base à elaboração de listagem de despesas a enviar ao Gestor com regularidade bimensal

 

DRAL/DMAF

5.9. Despacha essa informação, após confirmar que a entidade promotora tem a sua situação regularizada com as Finanças e a Segurança Social

  • Verificar se a entidade consta da lista divulgada pela DGAF ou, no caso de entidades que não constam dessa lista, verificar a existência de certidões das Finanças e da Segurança Social nos processos respectivos

DRAL/DMAF

5.10. Elaboração e envio ao Gestor, com regularidade bimensal, de uma lista com todos os pedidos de pagamento validados, devendo constar em anexo uma ficha por pedido de pagamento

  • A lista deve identificar as entidades promotoras, os respectivos NIF e NIB e o total dos pagamentos por entidade, de acordo com o Modelo A em anexo à Ordem de Serviço n.º 1-PRE/02
  • O Modelo B será apresentado quando existir uma entidade com pagamentos para mais do que um NIB
  • No que respeita às entidades sem autonomia administrativa e financeira será utilizado o Modelo D

Gestor

5.11. Autorização de pagamento da despesa contida na lista (despacho)

 

Secretariado do Gestor

5.12. Devolução à DRAL/DMAF de cópia da listagem validada e dos originais das fichas dos pedidos de pagamento que integravam a mesma e envio da listagem validada à DGAF/DFP, para efeito de pagamento

DRAL/DMAF

5.13. Informa o beneficiário da transferência que vai ser efectuada, enviando-lhe também uma nota explicativa

  • Deverá também informar-se a entidade promotora de eventuais correcções decorrentes da análise e validação efectuada, de modo a garantir uma conciliação entre documentos, registos contabilísticos e o reembolso aprovado

DGAF/DFP

5.14. Pagamento ao beneficiário

  • Regra geral, os pagamentos às entidades beneficiárias devem ser efectuados pela DGAF/DFP num prazo máximo de 10 dias úteis após a validação do respectivo pedido pelo Gestor, caso exista disponibilidade financeira e não sejam desencadeados procedimentos formais com efeito suspensivo
  • Os pagamentos serão efectuados duas vezes por mês, normalmente em 15 e 25

DGAF/DFP

5.15. Validação do pagamento no Sistema de Informação

Interveniente

Procedimentos por Actividades Principais

Normas Aplicáveis

6. Reprogramação / Alteração da Decisão

DRAL/DMAF

6.1. Recepção do pedido de alteração à decisão de aprovação

  • O pedido de alteração deverá ser formalizado através de carta
  • No caso de pedidos plurianuais, o pedido de alterações deverá ser apresentado até ao dia 10 de Dezembro de cada ano civil, considerando as exigências de reprogramação física e/ou financeira da candidatura, designadamente tendo em consideração as acções de formação com início previsto nesse ano e que não arrancaram até àquela data

DRAL/DMAF

6.2. A DRAL/DMAF prepara um Parecer Técnico sobre o pedido de alteração à candidatura inicial, observando o seguinte:

  • As reprogramações devem ser sempre instruídas em estreita articulação física, financeira e temporal com a candidatura aprovada, sendo identificados explicitamente todos os desvios relativamente a esta
  • A não execução do financiamento aprovado para cada ano civil poderá dar lugar à revisão da decisão de aprovação, mormente através da redução automática do financiamento, nos termos previstos no n.º 10 do Artigo 27.º do Decreto Regulamentar 12-A/2000 e na alínea e) do Artigo 21.º da Portaria 799-B/2000
  • Em caso de reprogramação financeira de um pedido de financiamento plurianual, o adiantamento de 15% para o ano seguinte será calculado com base no novo montante apurado para o ano em causa
  • Nos casos em que a revisão da decisão de aprovação implicar a redução do financiamento, os 15% do saldo final serão calculados com base no novo valor total apurado para o pedido de financiamento

DRAL/DMAF

6.3. Remete ao Gestor o Parecer Técnico sobre o pedido de alteração à candidatura inicial

Gestor

6.4. Decide quando se trata de uma reprogramação temporal

Unidade de Gestão do Eixo I e Secretário de Estado da Administração Local

6.5. A UG emite parecer quando se trata de uma reprogramação financeira

  • Se o parecer da Unidade de Gestão for favorável, a reprogramação é submetida à aprovação do Secretário de Estado da Administração Local

DRAL/DMAF

6.6. Comunicação da decisão de reprogramação ao beneficiário

  • Nos casos em que a reprogramação implicar modificação do plano financeiro, deverá ser assinado novo termo de aceitação

DRAL/DMAF

6.7. Sempre que em sede de pagamento final se verificar que o total da despesa apresentada excede o investimento total aprovado para o projecto e a entidade promotora não formalize proposta de reprogramação financeira, os pagamentos serão efectuados pelo valor aprovado

 

Interveniente

Procedimentos por Actividades Principais

Normas Aplicáveis

7. Encerramento do Projecto

DRAL/DMAF

7.1. Recepção de pedido de pagamento do saldo final

  • O beneficiário deverá apresentar, 45 dias após a conclusão do projecto, o respectivo relatório de execução e o pedido do saldo final, sendo este último obrigatoriamente elaborado sobre a responsabilidade de um técnico oficial de contas (TOC)
  • No caso de pedidos de financiamento de valor aprovado igual ou superior a € 498.800 é obrigatória a certificação das despesas que integram o pedido de pagamento de saldo final por revisor oficial de contas (ROC)
  • Montante do saldo final: nunca superior a 15% do montante aprovado

DRAL/DMAF

7.2. Processamento da despesa

  • Ver procedimentos descritos na Fase 5 – Acompanhamento Físico e Financeiro dos Projectos

DRAL/DMAF

7.3. Elaboração do relatório de encerramento do projecto

  • Identificação dos desvios de desempenho esperados face aos objectivos de desenvolvimento inicialmente descritos na candidatura

DRAL/DMAF

7.4. Audiência prévia do beneficiário, caso se verifique uma das seguintes situações (ou ambas):

  • Despesas não elegíveis
  • Despesas em excesso face ao limite máximo do custo hora / formando

DRAL/DMAF

7.5. Envio do relatório de encerramento do projecto ao Gestor para aprovação

Gestor

7.6. Aprovação do relatório de encerramento do projecto e autorização do pagamento do saldo final

 

DRAL/DMAF

7.7. Informa o promotor do encerramento do projecto e da transferência do Saldo Final